Менеджер открыл прошлый счёт, заменил название клиента и сумму, сохранил файл. Внизу осталось описание услуги из старого заказа. Ошибку заметили уже после отправки. Автоматическое заполнение может убрать такое копирование, если заранее определить, откуда берётся каждое значение и кто проверяет результат.
Здесь разберём организацию подготовки файлов из заявки. Формы документов и правила их оформления команда должна согласовать со своим бухгалтером. Разработчику нужны утверждённые образцы и понятные условия заполнения.
Назначьте источник для каждого поля
Соберите таблицу соответствий между заявкой, карточкой клиента и шаблоном. Название услуги может приходить из заказа, реквизиты из справочника, а номер документа из учётной системы. У каждого поля должен быть определённый источник.
Не допускайте незаметной подстановки случайных данных. Если реквизиты отсутствуют, система должна показать, что нужно заполнить. Старое значение из предыдущего документа способно выглядеть правдоподобно и пройти беглую проверку.
| Данные | Что согласовать до разработки |
|---|---|
| Реквизиты клиента | Где хранится проверенная версия и кто её меняет |
| Состав заказа | Какие позиции и единицы переносятся в документ |
| Цена и количество | Откуда берутся значения и правила расчёта |
| Номер и дата | Какая система назначает их и в какой момент |
| Шаблон | Кто утверждает версию для использования |
Проверьте исходную заявку на полноту. Если менеджеры свободно описывают одну услугу разными словами, сначала приведите справочник в порядок. Иначе автоматизация будет переносить разнородные записи в одинаково оформленные файлы.
Разделите подготовку счёта и акта
Не привязывайте выпуск всех документов к одному нажатию «Заявка создана». Для каждого файла нужен свой рабочий повод и ответственный. Например, проект счёта готовят после согласования заказа, а проект акта после отметки сотрудника о выполнении работ. Это пример процесса, который следует адаптировать к порядку вашей компании.
Определите, какой статус получает результат: черновик, проверен или готов к отправке. Название файла не должно быть единственным признаком готовности. Сотруднику нужна видимая отметка в карточке заказа.
Если цена зависит от отдельного разрешения, используйте подтверждённые условия. Порядок их фиксации разобран в статье о согласовании скидок.
